SIAD - Arhivarea si managementul documentelor

SIAD - Sistem Informatic pentru Arhivarea electronica si managementul Documentelor.

SIAD se constituie ca o aplicatie Client \ Server cu interfata “window-based” si este conceput pentru a gestiona si prelucra documentele interne si externe dintr-o institutie cu un minim de eforturi umane si financiare.
Aplicatia are drept scop informatizarea completa a procesului de arhivare si management al documentelor dintr-o institutie prin realizarea si intretinerea arhivei electronice si implementarea unui sistem de evidenta si gestiune ale documentelor in timp real, eficient, cu viteza de raspuns maxima.
Aplicatia este proiectata folosindu-se o arhitectura front-end (Visual Foxpro) / back-end (Sql Server 2000) beneficiind astfel de o interfata cu utilizatorul usoara, intuitiva, precum si de toate instrumentele oferite de un sistem complex de gestionare a bazelor de date.

I. Caracteristici si functiuni

1.1 Aplicatia ruleaza on-line, fiind disponibila unui numar nelimitat de utilizatori, volumul integral al tranzactiilor simple fiind completat intr-un interval de mai putin de 1 secunda, iar cel al tranzactiilor complexe in mai putin de 5 secunde. Procesele de back-up se executa automat, fiind gestionate de SQL Server 2000 la datele si orele stabilite de administrator.
Sistemul este accesibil atat din interior cat si din exterior , utilizatorii exteriori putind fi conectati oricind la serverul de baze de date.

1.2 Sistemul este foarte flexibil, permitand administratorului modificarea structurii organizatorice, a fluxului informational, crearea de rapoarte individuale selectand informatia structurata, verificarea acestor rapoarte, previzualizarea inaintea tiparirii, listarea in format text sau document Word, salvarea acestui raport pentru folosirea ulterioara, combinarea datelor pentru obtinerea de rapoarte particulare.

1.3 In ceea ce priveste securitatea accesului la informatia stocata in cadrul aplicatiei, administratorul are posibilitatea sa dirijeze accesul utilizatorilor numai catre optiunile strict necesare fiecaruia, prin acordarea de drepturi de acces, iar accesul la aplicatie se face pe baza unor parole asociate fiecarui utilizator.
Aplicatia avand ca back-end un sistem de gestiune a bazelor de date complex precum SQL Server 2000, back-up-ul si restaurarea bazei de date se realizeaza cu usurinta de catre utilizatorii autorizati, in cazul unei caderi accidentale a sistemului, baza de date isi pastreaza integritatea, nefiind necesara vreo interventie din partea administratorului, iar utilizatorii sunt deconectati in mod automat.

1.4 Aplicatia permite modificarea sau anularea oricarei tranzactii de catre utilizatorii autorizati, actualizarea facandu-se in timp real, informatia fiind vizibila atat in timpul culegerii, cat si a actualizarii ei.

1.5 Sistemul permite lucrul cu centre distribuite folosind orice tip de conexiune, asigura constituirea de arhive, precum si istoricul lor, tranzactiile se efectueaza pe baza unor reguli de validare a caror incalcare duce la aparitia mesajelor de eroare personalizate, datele introduse sunt disponibile imediat, navigarea intre campuri se face prin apasarea unei taste, prin pozitionarea cu mouse-ul pe campul respectiv sau folosindu-se combinatii de taste.
Aplicatia este parametrizata; oricare dintre parametrii de lucru se pot modifica de utilizatorii autorizati.
Ferestrele generate in cadrul aplicatiei sunt intuitive si usor de exploatat, numarul de nivele de ierarhizare a ferestrelor nefiind mai mare de 3.
Viteza de prelucrare a datelor este net superioara cerintelor din caietul de sarcini.

1.6 SIAD permite asocierea fiecarei operatii utilizatorului care a efectuat-o si afisarea in orice moment a istoricului operatiilor grupate pe documente sau utilizatori.

1.7 Sistemul permite scanarea in flux a documentelor, salvarea acestor documente intr-unul din formatele selectate de utilizator, exportul acestor documente in formate standard pe orice suport.
Aplicatia functioneaza cu orice tip de scanner cu tehnologie TWAIN, beneficiind de toate avantajele acestei tehnologii (compresie, corectare a scanarii, setare rezolutie, recunoastere text – OCR etc.).

1.8 SIAD permite importul oricarui document generat electronic local sau preluat din exterior si salvarea acestuia in conformitate cu schemele de indexare stabilite.

1.9 Schemele de indexare, o data create, sunt mentinute pana la modificarea lor (daca este cazul) ; oricarui obiect i se poate atribui una sau mai multe scheme de indexare.
SIAD permite crearea si editarea de metadescriptori si factori de grupare, fiecarui obiect fiindu-i asociat cel putin un factor de grupare din fiecare metadescriptor.
Aplicatia poate genera, pe langa nivelele de grupare existente, alte 5 niveluri de grupare, fiecare avand un numar nelimitat de factori, nerestrictionand ierarhizarea, stabilirea schemelor de indexare, permitand folosirea schemelor de indexare multiple.
Inainte de captura documentului, generat electronic sau scanat, utilizatorul trebuie sa stabileasca schema de indexare dupa care va fi gestionat documentul respectiv.

1.10 Sistemul permite generarea de metadescriptori care pot contine orice tipuri de date; acestia pot fi folositi ca metadescriptori simpli sau compusi, folosind oricate combinatii si se asociaza unui obiect in toate etapele prin care trece acesta de la creare pana la eventuala stergere a lui.
Generarea si intretinerea metadescriptorilor este realizata numai de catre utilizatorii autorizati.

1.11 Asa cum a fost precizat mai sus, SIAD permite generarea si intretinerea de dosare in care vor fi stocate inregistrari de catre utilizatori autorizati, prevenind stergere din baza de date, nelimitand numarul de dosare generate.

1.12 In orice moment un dosar poate fi “inchis” de utilizatori autorizati, nemaifiind permisa generarea de informatii apartinand dosarului respectiv; in plus este restrictionat si accesul la informatia existenta in acest dosar.

1.13 SIAD trateaza documentul ca parte componenta a unei inregistrari caruia i se pot asocia metadescriptori, actualizarea documentelor existente de catre utilizatorii obisnuiti nefiind posibila decat pe baza unor drepturi de acces (modificare, stergere, etc.) pe care acesta le poate avea.

1.14 In ceea ce priveste cautarea documentelor, SIAD permite interogari complexe in fuctie de schemele de indexare definite si de valorile metadescriptorilor, cautari aproximative, rezultatul acestor interogari fiind afisat sub forma unei liste cu toate inregistrarile care indeplinesc criteriile de cautare, utilizatorul avand facilitatea de a afisa toate inregistrarile fara a tine cont de factorii de grupare, sau a inregistrarilor care apartin unuia sau mai multor factori de grupare fara a tine cont de ceilalti, etc., oferindu-se posibilitatea afisarii tuturor medadescriptorilor asociati unui obiect.

1.15 SIAD permite afisarea oricarui obiect din lista rezultata in urma interogarii independent de prezenta sistemului prin care s-a facut captura acestui document, accesul simultan la o inregistrare din baza de date nu este limitat pentru un numar de utilizatori, este posibila cautarea si afisarea aceluiasi document simultan de mai multi utilizatori, precum si afisarea tuturor metadescriptorilor asociati documentului.

1.16 Listarea din cadrul aplicatiei nu este restrictiva, este permisa listarea unuia sau mai multor documente din lista de interogare in cadrul aceleiasi operatii.

1.17 Accesul la baza de date se face din interiorul aplicatiei; aceasta fiind gestionata de un SGBD complex precum SQL Server 2000 beneficiaza de toate facilitatile oferite de acesta (securitate, back-up, restaurare, etc.) 1.20, 1.21

1.18 Actualizarea inregistrarilor existente (modificarea, stergerea etc.) se face numai pe baza de drepturi de acces acordate de administrator.

1.19 Aplicatia dispune de manual de utilizare intuitiv, ce poate fi accesat din cadrul aplicatiei, scris in limba romana.

1.20 Vezi punctul 1.17

1.21 Vezi punctul 1.17

1.22 Aplicatia beneficiaza de suport multilingv.

1.23 SIAD se constituie ca o aplicatie Client \ Server cu interfata “window-based” si este conceputa pentru a gestiona si prelucra documentele interne si externe dintr-o institutie cu un minim de eforturi financiare.
Aplicatia are drept scop cresterea eficientei procesului de management prin obtinerea informatiilor in timp real ; cresterea eficientei institutiei oferind o viteza foarte mare de raspuns.
Sistemul permite captarea documentelor provenind din medii diferite, securizarea acestora prin acordarea de drepturi de acces, urmarirea si accelerarea prelucrarii documentului.
De asemenea la nivel de utilizator permite crearea unei “agende”, impartirea pe baza unor scheme de grupare.
Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a unei parole de acces criptate, administratorul avand posibilitatea gestionarii si acordarii de drepturi utilizatorilor obisnuiti.
Stergerea inregistrarilor din baza de date limiteaza accesul la acea inregistrare documentul in sine nefiind sters.

1.24 Aplicatia poate fi integrata cu orice alta aplicatie care se supune tehnologiei OLE beneficiind de avantajele mediului de programare WINDOWS. In ceea se priveste integrarea cu aplicatiile existente (“Taxe si impozite”, “Stare civila”, “Autorizatie de constructie”) sistemul beneficiaza de o arhitectura deschisa, flexibila fiind posibila integrarea cu aceste aplicatii.

1.25 Interfata aplicatiei este in limba romana, foloseste ferestre personalizate fiecarei operatii (cu titlu sugestiv), foloseste mecanisme de validare si verificare a datelor, meniurile de care beneficiaza utilizatorul sunt personalizate, sunt folosite liste tabelare ca rezultat al unor interogari complexe , gruparea informatiilor in functie de necesitatile utilizatorului etc.

1.26 Sistemul trateaza atat erorile de introducere (inconsistenta)/ validare cat si cele de logica de utilizare sau de sistem, printr-un ajutor interactiv, oferind utilizatorului ferestre de eroare sau avertizare sugestive, in limba romana.

1.27 Aplicatia are un help interactiv inclus, in limba romana, pentru toate nivelurile si functiunile sale, prompt si ergonomic, care poate fi consultat si listat la orice solicitare.
Pe baza drepturilor acordate, un utilizator autorizat poate vizualiza:
- Descrierea campurilor de date;
- Dimensiunea campurilor;
- Validarile existente pentru campul respectiv;
- Optiunile de introducere pentru date
- s.a.

1.28 Vezi 1.24

1.29 Pentru SIAD asiguram urmatoarele servicii de intretinere si mentenanta:
- Adaptarea in timp real a programului la toate modificarile legislative ce necesita intrerventia noastra;
- Actualizarile de versiuni ale aplicatiei vor fi disponibile in timp util, pana la data intrarii in vigoare a normelor din domeniu;
- Asigurarea mentenantei se va face prin stabilirea clara, prin contract, a nivelului de servicii pe care furnizorul se obliga sa ie execute.
Facilitatile contractului de suport tehnic vor fi disponibile pe toata durata desfasurarii proiectului;
- Beneficiarul va putea descarca de pe site-ul nostru toate versiunile de program sau update-urile;
- Beneficiarul va dispune de o asistenta tip help-desk sau “intrebare si raspuns” pe forumul nostru;
- Pentru versiunile noi vor fi prezentate toate avantajele acestora si vor fi insotite de documentatia de utilizare;
- Cerintele hardware pentru noile versiuni vor fi aduse cu promptitudine la cunostinta beneficiarului;
- Implementarea noilor versiuni va fi facuta prin programe tip “Setup”;
- Prin suportul de date SQL Server, beneficiarul va avea cel mai performant si mai sigur sistem de intretinere, integrabilitate si mentenanta a bazei sale de date;
- Pentru pregatirea beneficiarului in scopul cresterii performantei sistemului implementat, vom intretine un dialog ergonomic si de actualitate privind toate dotarile ulterioare ale acestuia cu tehnologie informatica, hardware si software, atat pe perioada derularii proiectului cat si dupa incheierea acestuia;
- Suportul informatic ales pentru aplicatia SIAD, SQL Server, reprezinta cel mai performant mediu specific domeniului.

1.30 Training-ul pentru aplicatia SIAD se va desfasura dupa un plan de instruire specific in functie de:
- Tipurile de utilizatori ai aplicatiei : operatori, inspectori, personal de conducere, administratori, fiecare beneficiind de training personalizat;
- Fazele de instruire: 7 zile lucratoare in cursuri de cate 6 ore/zi structurate pe notiuni teoretice, aplicatii si exemplificari practice;
- Cunostintele minime pentru fiecare faza de scolarizare si pentru fiecare categorie de utilizatori;
- Cunostintele suplimentare pentru fiecare faza de scolarizare si pentru fiecare categorie de utilizatori.

Suportul de curs va fi prezentat in limba romana, trainingul va utiliza cele mai moderne metode de invatamant : expunerea, prelegerea, dialogul interactiv, exemplificarea practica iar participantilor li se va elibera un atestat de utilizare a modulului informatic.